MENDELEY – Công cụ quản lý trích dẫn miễn phí
05/10/2016

 

Hinh 1

Trích dẫn thủ công đã và có lẽ đang là cơn ác mộng của nhiều sinh viên. Và để tiết kiệm sức lao động thì số hóa công việc này là một giải pháp tốt. Hiển nhiên, một thao tác có tính “quy tắc” như thế này sẽ dễ dàng có những phần mềm hỗ trợ đơn giản và dễ sử dụng.

Mendeley là một công cụ miễn phí khá phổ biến trong việc sắp xếp, quản lý và định dạng các trích dẫn trong quá trình viết một bài báo khoa học. Công cụ được phát triển bởi nhà xuất bản Elsevier và chỉ sử dụng duy nhất giao diện bằng tiếng Anh.

I. Cài đặt và lập tài khoản Mendeley

Vào trang chủ https://www.mendeley.com/ và tải file cài đặt phù hợp cho máy tính của bạn. Hiện tại, Mendeley có thể chạy trên các hệ điều hành MacOs, Window, Linux và Android.

 

 

Các bạn cài đặt vào máy tính và đăng ký một tài khoản mendeley. Cách đăng ký cũng bình thường như mở 1 tài khoản email hay facebook.

Sau đó mở Mendeley Desktop và đăng nhập bằng tài khoản cá nhân.

II. Plug in vào Word và sử dụng Mendeley

1. Plug in vào Word

Thông thường sau khi cài đặt xong, Mendeley sẽ tự Plug in và word và xuất hiện trên thanh công cụ ở Mục “References”

 

Nếu Mendeley không tự nhúng vào Word, các bạn có thể kích trực tiếp từ Mendeley thông qua Tools/Install MS word Plug in. Sau đó khởi động lại Word sẽ thấy công cụ Mendeley ở vị trí như trên.

2. Import bài báo và quản lý

Việc đưa một bài báo khoa học dạng PDF vào Mendeley cưc kỳ dễ dàng. Các bạn có thể thử 1 trong 3 cách sau:

  • Files/Add files và dẫn đường dẫn tới PDF cần thiết.
  • Click vào nút Add Files ở ngay góc trên trái của giao diện Mendeley.
  • Kéo trực tiếp PDF (thường là rất nhiều PDF) và thả vào khoảng giữa của giao diện Mendeley (đơn giản như thao tác copy giữa các folder của Window vậy).

Sau khi kéo bài báo vào thì các bạn có giao diện như hình sau.

Cột bên trái phía trên là cấu trúc dữ liệu giúp các bạn có thể quản lý các trích dẫn dễ dàng. Thao tác vẫn tương tự như Window. Các bạn thoải mái thêm bớt thư mục, đặt thư mục trong thư mục tùy theo thói quen quản lý của từng cá nhân.

Cột bên trái phía dưới là list các tác giả. Các bạn click vào một tên, Mendeley sẽ lọc ra các bài báo của tác giả đó. Ví dụ như mình click vào Prof. D.J.McClements, Mendeley sẽ cho ra 3 bài báo mình đang có của tác giả này.

 

Các bạn cần chú ý là Mendeley chỉ có thể hiểu các bài báo có cùng tác giả khi bạn khai báo tên tác giả hoàn toàn trùng khớp với nhau. Như trong ảnh trên, tên tác giả David Julian McClements được cố tình khai báo dưới 3 cách viết khác nhau nên Mendeley hiểu rằng có 3 tác giả khác nhau.

Làm cách nào để khai báo tên tác giả?

3. Chỉnh sửa và khai báo thông tin.

Sau khi import bài báo vào Mendeley, các bạn có thể click đôi vào bài báo. Mendeley sẽ mở file PDF với cột bên phải chứa toàn bộ thông tin trích dẫn. Đây là một lợi thế cực mạnh so với Endnote.

Ở tất cả các mục, Mendeley đều có “gợi ý” cho các bạn từ cơ sở dữ liệu sẵn có của mình, như các bạn khai báo tên tạp chí chẳng hạn. Đặc biệt là tên tác giả, Mendeley sẽ sử dụng lượng dữ liệu tên sẵn có trong kho của bạn đã cung cấp. Khi đó, các bạn biết rõ tác giả đó có phải là tác giả có sẵn hay không và chỉnh lại tên cho trùng khớp với các bài báo trước để tránh trường hợp một tác giả 3 tên như mình đã cố tình làm ở trên.

Đối với các bài báo của Elsevier từ năm 2000 trở về sau, những thông tin trích dẫn ở cột bên phải được Mendeley đọc gần như hoàn hảo. Các bạn thường không phải chỉnh sửa nhiều. Tuy nhiên các bài báo của các nhà xuất bản khác hoặc cái bài báo từ trước những năm 1990, Mendeley vẫn có thể “tự” đọc thông tin trích dẫn nhưng có sai sót nhiều nên các bạn phải chú ý chỉnh sửa để hướng tới một reference list “sạch”.

Reference list “sạch” là một list có đầy đủ thông tin và các thông tin phải chính xác để người đọc có thể tìm được trích dẫn một cách dễ dàng.

Việc “làm sạch” references, mà mình hay gọi vui là “rửa” references là việc mà tác giả thường phải làm trước khi nộp (submit) bài báo cho tạp chí. Các thông tin này đương nhiên sẽ được Mendeley sử dụng để tạo ra các trích dẫn theo style khác nhau của từng tạp chí.

Thế làm thế nào để chèn một trích dẫn vào file word?

III. Cách chèn trích dẫn

Cách chèn trích dẫn vào file word rất đơn giản. Các bạn đưa con trỏ lại vị trí cần thiết, rồi mở task “References” trong word, click “Insert Citation”, Mendeley sẽ được kích hoạt và mở ra giao diện sau

 

Tại đây các bạn có thể nhập từ khóa như tên tác giả, tên bài báo thì Mendeley sẽ hiện ra một list cho bạn chọn và bạn chỉ việc chọn đúng bài báo mình cần. Mendeley sẽ tự điền số hay tên tác giả (tùy style tạp chí) ngay vị trí con trỏ.

Sau đó, để chèn reference list, các bạn vẫn đặt con trỏ ở vị trí cần thiết và click vào nút “Insert Bibliography”, Mendeley sẽ cho hiển thị toàn bộ reference list dưới dạng ký tự của Word. Các bạn cũng có thể chỉnh sửa bằng tay list này nhưng mình không khuyến khích. Nếu cần chỉnh sửa, các bạn nên chỉnh sửa hẳn trong Mendeley để lưu lại cho lần tiếp theo.

Mọi người đều biết các tạp chí khác nhau sẽ có các style trích dẫn khác nhau. Các bạn có thể chọn style ngay trên thanh công cụ, nút “style”. Nút “more style” cho phép các bạn tìm thêm các style mặc định khác của Mendeley. Đối với các style mà Mendeley chưa có sẵn. Các bạn có thể download file định dạng style (đuôi .cls) tại cơ sở dữ liệu của Mendeley (hoặc cả Zotero – phần mềm quản lý trích dẫn khác) hoặc ngay tại trang web của tạp chí.

Sau đó các bạn chép file “.cls” vào thư mục cài đặt (Path thông thường là: C:\Program Files (x86)\Mendeley Desktop\citationStyles-1.0) rồi khởi động lại cả Mendeley và Word để cập nhật các thay đổi mới.

 

VI. Một số kinh nghiệm

Vậy là mình đã giới thiệu xong về Mendeley. Sau đây, mình có một kinh nghiệm nho nhỏ muốn chia sẻ với các bạn. Style trích dẫn là chữ hay số sẽ ảnh hưởng đến cách hành văn khi đặt câu. Ví dụ như khi viết cho Vietnam Journal of Science với định dạng PNAS, mình sẽ viết là:

 

Ngược lại, đối với các style có gọi tên tác giả, khi viết ý ở trên, các bạn không nên để xuất hiện 2 lần tên tác giả trong câu. Vì vậy, mình hay viết lại dạng câu bị động như sau:

 

Trường hợp này mình sử dụng style của Food Chemistry. Các bạn dễ dàng thấy là cấu trúc trích dẫn của PNAS không hiển thị thông tin của DOI, trong khi của Food Chemistry thì có.

Kinh nghiệm của mình là khi viết bài mà chưa chọn tạp chí, mình thường hay viết bằng style trích dẫn số. Giả sử sau đó các thầy sẽ chọn tạp chí style chữ, thì mình đọc lại toàn bài và chỉnh các câu có tên tác giả lại cho phù hợp với người đọc.

Như các bạn thấy reference list tuy không phải là nội dung quan trọng nhất nhưng nó ảnh hưởng nhiều đến tâm lý người đọc. Nó cũng thể hiện sự chỉnh chu và sự tôn trọng của tác giả dành cho reviewer/editor. Có nhiều reviewer chỉ cần thấy reference list không “sạch” là sẽ trả bản thảo yêu cầu làm lại. Vì vậy, mình nghĩ cũng nên hoàn chỉnh các tiểu tiết để hướng tới một bản thảo hoàn hảo và làm hài lòng reviewer.

Nguồn: Vietnam Journal of Science
 

Từ khóa:
Top